Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Stand: 1. Oktober 2026 Informationen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 1. Verantwortlicher Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesem Immobilienportal ist: Immobilien Krabbe Inhaber: Peter Krabbe (Einzelunternehmer) 70173 E-Mail: [email protected] Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse. 2. Aufruf der Website, Bereitstellung und Sicherheit Beim Aufruf der Website werden die technisch für die Verbindung erforderlichen Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Methode, Browser- beziehungsweise Geräteangaben, übertragene Datenmenge sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Abwehr von Missbrauch und Angriffen, der Fehleranalyse und dem sicheren Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen im sicheren, verfügbaren und störungsfreien Betrieb dieses Immobilienportals. Der Portalserver wird bei einem beauftragten VPS-Hoster betrieben. Technische Betriebsprotokolle sind größenbegrenzt und werden überschrieben, sobald sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit nicht mehr benötigt werden. Vor dem Server wird Cloudflare eingesetzt. Anbieter ist Cloudflare, Inc. (USA, Postleitzahl 94107). Cloudflare stellt insbesondere DNS, TLS-Verschlüsselung, Tunnel, Proxy- und Schutzfunktionen bereit. Dabei verarbeitet Cloudflare Verbindungs-, Routing- und Verkehrsdaten, insbesondere die IP-Adresse, sowie die zur Auslieferung durchgeleiteten Inhalte. Dies kann auch Daten betreffen, die bei einem Upload verschlüsselt übertragen werden. Der Einsatz beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und unserem Interesse an sicherer Übertragung, Schutz der Serveradresse, Angriffserkennung und Verfügbarkeit. Cloudflare verarbeitet Daten auch in Drittländern. Für Übermittlungen in die USA nennt Cloudflare das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ https://www.cloudflare.com/en-gb/cloudflare-customer-dpa/ 3. Cookies, Anmeldung und Kontosicherheit Für die reine öffentliche Nutzung werden keine Analyse-Cookies oder dauerhaften Besucherkennungen gesetzt. Nach einer Anmeldung wird ein technisch notwendiges, sicheres Sitzungscookie gespeichert. Ohne dieses Cookie können der geschützte Bewerber- beziehungsweise Verwaltungsbereich nicht bereitgestellt werden. Das Cookie wird nicht für Werbung verwendet. Bewerber melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem einmaligen Zugangscode an. Gespeichert werden insbesondere E-Mail-Adresse, Kontokennung, Verifizierungsstatus sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkte. Zugangscodes sind gehasht, sechs Stellen lang, höchstens fünf Minuten gültig und auf fünf Versuche begrenzt. Bewerbersitzungen laufen grundsätzlich nach sieben Tagen ab. Verwaltungssitzungen laufen grundsätzlich nach zwölf Stunden ab und sind zusätzlich mit Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt. Bei aktiver Nutzung können Sitzungen technisch erneuert werden. Sitzungen enthalten außerdem IP-Adresse, Browserkennung, Erstellungs-, Aktualisierungs- und Ablaufzeitpunkt. Abgelaufene Sitzungen und Verifizierungen werden im stündlichen Löschlauf entfernt. Daten zur Begrenzung von Anmeldeversuchen – IP-Adresse, Authentifizierungspfad, Zähler und Zeitpunkt – werden spätestens nach 24 Stunden gelöscht. Rechtsgrundlage für den Bewerberzugang ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit er der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient. Sicherheits-, Sitzungs- und Missbrauchsschutzdaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz von Konten, Bewerbungen und Dokumenten vor unberechtigtem Zugriff. 4. Kontakt per E-Mail, Portal und Telefon Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Absenderadresse beziehungsweise die Zuordnung zum Bewerberkonto, Zeitpunkt, technische Nachrichteninformationen und die von Ihnen mitgeteilten Inhalte. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Nachricht eine konkrete Wohnungsanfrage oder vorvertragliche Maßnahme betrifft, andernfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO begründen. Die Adresse [email protected] wird über Cloudflare Email Routing an ein bei Google betriebenes Postfach weitergeleitet. Dabei verarbeiten Cloudflare und Google die E-Mail-Adresse, Nachrichten- und Zustellmetadaten sowie den Nachrichteninhalt. Interne Benachrichtigungen können an ein gesondert konfiguriertes Verwaltungspostfach zugestellt werden. Bitte senden Sie keine Ausweis-, Konto- oder Einkommensunterlagen per E-Mail. Solche Unterlagen werden über den geschützten Uploadbereich des Portals bereitgestellt. Im Bewerberbereich können Sie Nachrichten, eine bevorzugte Kontaktart und Rückrufwünsche mit erreichbarer Telefonnummer und passenden Zeiten hinterlegen. Diese Angaben werden der eigenen Person und Bewerbung zugeordnet. Berechtigte Mitarbeiter können Rückrufe planen, den Kontaktversuch und sachliche Gesprächsnotizen dokumentieren. Telefonate werden durch das Portal nicht aufgezeichnet. Interne Notizen sind für andere Bewerber und Mitbewerber nicht sichtbar. Besichtigungstermine, Ort, Zu- oder Absage und alternative Terminwünsche werden für die Terminabstimmung gespeichert. Gespeicherte Terminangaben allein versenden keine Einladung; die Verwaltung löst den Versand gesondert aus. 5. Onlinebewerbung für eine Wohnung Nach Auswahl einer konkreten Wohnung können Sie einen Bewerberzugang anlegen und eine Bewerbung speichern. Dabei verarbeiten wir: - Vor- und Nachname, - E-Mail-Adresse und Telefonnummer, - Anschrift, - gewünschten Einzugstermin, - Einkommensart, - die ausgewählte Wohnung, - einen freiwilligen Nachrichtentext, - Bearbeitungsstatus, Zeitpunkte und Versionsinformationen, - die bei Abgabe bestätigte Fassung dieser Datenschutzhinweise, - Kommunikation, Nachforderungen und Verfahrenshistorie. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer konkreten Mietanfrage, zur Kommunikation, zur Prüfung der Voraussetzungen eines möglichen Mietvertrags und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Interne Notizen, Nachweise über Bearbeitung und Zugriffe sowie eine begründete zeitweilige Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind eine nachvollziehbare, sichere Vermietungsentscheidung und die Rechtsverteidigung. Der Nachrichtentext ist freiwillig. Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Basisangaben sind für die Bearbeitung der konkreten Anfrage vorgesehen. Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung. Die im Portal ausgewiesenen Ausweis- und Einkommensunterlagen werden vor dem erstmaligen Absenden benötigt. Kontoauszüge und Bonitätsnachweis sind zunächst freiwillig; weitere individuelle Anforderungen werden im Portal gesondert angezeigt. Ohne für den jeweiligen Schritt erforderliche Angaben kann dieser Schritt nicht vollständig bearbeitet werden. Bitte teilen Sie in Freitextfeldern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, Religion oder ethnische Herkunft, und keine Informationen über andere Personen mit, soweit dies nicht ausdrücklich erforderlich ist. 6. Einkommens-, Identitäts- und Bonitätsnachweise Vor dem erstmaligen Absenden einer Bewerbung sind im Portal Ausweiskopien der Vorder- und Rückseite sowie Einkommensnachweise als Pflichtunterlagen eingerichtet. Bei Lohn oder Gehalt werden die drei angezeigten Monatsabrechnungen benötigt; bei anderen oder fehlenden eigenen Einkünften ist ein geeigneter Ersatznachweis zur Finanzierung der Miete vorgesehen. Kontoauszüge der letzten vier Wochen und ein geeigneter Bonitätsnachweis können zusätzlich von Beginn an freiwillig hochgeladen werden. Eine spätere individuelle Anforderung wird gesondert als verpflichtend angezeigt. Jeder Mitbewerber reicht seine eigenen Unterlagen in seinem persönlichen Zugang ein. Die Verwaltung muss die Erforderlichkeit der jeweiligen Unterlagen im konkreten Verfahrensschritt prüfen. Die technische Möglichkeit eines Uploads oder eine allgemeine Bestätigung der Datenschutzhinweise begründet keine pauschale Berechtigung, zusätzliche Daten einzufordern. POSTIDENT-Coupons werden von der Verwaltung einzeln der jeweiligen Person zugeordnet, verschlüsselt hochgeladen und ausschließlich in deren geschütztem Bewerberbereich bereitgestellt. Das Portal beauftragt POSTIDENT nicht automatisch und ruft keine Ergebnisse beim Anbieter ab. Die Mitteilung der Person, dass sie das Verfahren durchgeführt hat, ist noch keine bestätigte Identität. Die Verwaltung dokumentiert das tatsächlich geprüfte Ergebnis mit Referenz, Zeitpunkt und bearbeitender Person. Gegebenenfalls konkret erforderliche ergänzende Identitätsunterlagen werden gesondert angefordert. Für Ausweiskopien gelten zusätzlich die Anforderungen des § 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz; nicht erforderliche Angaben sollen geschwärzt werden. Seriennummern werden nicht zum automatisierten Abruf oder zur Verknüpfung von Datenbeständen verwendet. Die Uploadmöglichkeiten stehen unabhängig vom Stand der Identitäts- und Bonitätsprüfung zur Verfügung. Zusätzlich können im Einzelfall erforderliche Einkommensnachweise, Kontoauszüge der letzten vier Wochen und ein geeigneter SCHUFA-Bonitätsnachweis gesondert angefordert werden. Bei Lohn oder Gehalt sind dies die angezeigten drei aufeinanderfolgenden Monatsabrechnungen; für andere Einkommensarten steht ein Ersatznachweis zur Verfügung. Die Verwaltung kann einen bereits vorhandenen geeigneten Nachweis berücksichtigen. Eine vollständige SCHUFA-Datenkopie nach Art. 15 DSGVO wird nicht verlangt. Das Portal fragt keine SCHUFA-Daten automatisch ab. Dokumentprüfung, bestätigte Identität und Bonitätsprüfung werden getrennt dokumentiert und treffen keine automatische Vermietungsentscheidung. Die Nachweise werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO verarbeitet, soweit sie für die konkreten vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich sind. Für erforderliche Sicherheits- und Bearbeitungsnachweise kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer sicheren und nachvollziehbaren Bearbeitung in Betracht. Bitte reichen Sie nur benötigte Angaben ein und schwärzen Sie nicht erforderliche Buchungsdetails, Verwendungszwecke und Angaben über Dritte. Die Verwaltung darf keine vollständigen ungeschwärzten Kontobewegungen allein aus Gründen der technischen Bequemlichkeit verlangen. Zulässige Dateiformate sind PDF, JPEG, PNG und HEIC bis 10 MB. Für Kontoauszüge können bis zu acht PDF-, JPEG- oder PNG-Dateien mit zusammen höchstens 10 MB und insgesamt höchstens 30 PDF-Seiten als ein zusammenhängender Nachweis eingereicht werden. Jede Quelldatei wird technisch geprüft; anschließend wird daraus ein PDF erstellt. Gespeichert wird die eingereichte zusammengefasste Fassung. Eine neue Einreichung erhält eine neue Dokumentversion. Bereits vorhandene Unterlagen, Anforderungen und Freigaben bleiben beim Wechsel des Ablaufs erhalten. Gespeichert werden Dateiinhalte sowie Dokumentart, ursprünglicher beziehungsweise zusammengefasster Dateiname, Dateityp, Größe, Version, Prüfzustand und Zeitpunkt. Inhalte werden verschlüsselt auf dem Portalserver abgelegt, vor Freigabe technisch geprüft und mit einem lokal betriebenen Schadsoftware-Scanner untersucht. Eine erfolgreiche Dateiprüfung bestätigt keine inhaltliche Richtigkeit. Ersetzte Versionen bleiben bis zur bewussten Löschung des jeweiligen Bestands nachvollziehbar. Dokumente sind ausschließlich für die jeweilige angemeldete Person und das berechtigte Verwaltungsteam zugänglich. Zugriffe und Löschungen werden mit Akteur, Aktion, Zielkennung und Zeitpunkt protokolliert. Der jeweilige externe Identitäts- oder Bonitätsanbieter informiert gesondert über seine Verarbeitung. Das Portal übermittelt keine vollständige Bewerbungsakte automatisch an diese Anbieter. 7. Prüfung und Entscheidung Berechtigte Administratoren können Bewerbungen und Unterlagen einsehen, interne Notizen erfassen, Unterlagen nachfordern, Besichtigungen verwalten, Status ändern und eine begründete Aufbewahrungsausnahme mit Zweck und Enddatum setzen. Interne Notizen werden nicht als E-Mail versendet. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über die Vergabe einer Wohnung und kein Profiling durch das Portal statt. Die Entscheidung trifft ein Mensch. 8. Automatische E-Mails und Resend Das Portal versendet Zugangscodes, Eingangsbestätigungen, Nachforderungen, ausdrücklich ausgelöste Statusmitteilungen und Verwaltungsbenachrichtigungen über Resend. Anbieter ist Plus Five Five, Inc. (Resend; USA, Postleitzahl 94114). Übermittelt werden je nach Nachricht Empfänger- und Absenderadresse, Betreff, HTML- und Klartextinhalt, Wohnungsbezeichnung, Bewerbungsnummer, Portal-Link, Status oder Mitteilung sowie Versand- und Zustellmetadaten. Bewerbungsdokumente werden nicht als E-Mail-Anhang versendet. Die Verarbeitung erfolgt für bewerbungsbezogene Nachrichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und für Versandkontrolle, Missbrauchsschutz und Zustellnachweis nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Resend verarbeitet Kundendaten einschließlich Nachrichteninhalten und Zustellprotokollen in den USA. Nach Angaben von Resend werden Übermittlungen durch EU-Standardvertragsklauseln und die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Bei regulären Resend-Tarifen werden E-Mail- und Protokolldaten während des aktiven Kontos für 30 Tage, Sicherungskopien für sieben Tage und verbleibende Kundendaten nach Kontoschließung bis zu 90 Tage gespeichert. Weitere Informationen: https://resend.com/security/gdpr https://resend.com/legal/dpa Der Inhalt abgeschlossener Nachrichten wird in der verschlüsselten lokalen Versandwarteschlange grundsätzlich nach sieben Tagen entfernt; abgelaufene Zugangsnachrichten werden früher geleert. Noch nicht abschließend versandte oder ungeklärte Aufträge bleiben bis zur Klärung erhalten. Abgeschlossene Versand- und Webhook-Metadaten werden nach 90 Tagen gelöscht. 9. Zugriffstatistik und Kontoaktivität Wir verarbeiten eine cookielose Zugriffstatistik öffentlicher Seiten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Reichweitenmessung und die Beurteilung des Interesses an einzelnen Angeboten. Die Einzelheiten zu Datenumfang, täglich wechselnder pseudonymer Kennung, Schätzungsgrenzen, DNT/GPC, 30-tägiger Löschung und getrennt gespeicherter Kontoaktivität stehen im nachfolgenden Abschnitt „Technische Zugriffstatistik und Kontoaktivität“. Soweit diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen. Sie können uns dazu per E-Mail kontaktieren. Für die öffentliche Zugriffstatistik berücksichtigen wir außerdem aktivierte Signale „Do Not Track“ und „Global Privacy Control“ technisch bereits ohne gesonderte Nachricht. 10. Empfänger und Zugriffsberechtigte Innerhalb der Immobilienverwaltung erhalten nur Personen Zugriff, die ihn zur Bearbeitung, Entscheidung, technischen Administration oder Erfüllung rechtlicher Pflichten benötigen. Als Auftragsverarbeiter beziehungsweise technische Empfänger kommen der VPS-Hoster, Cloudflare und Resend sowie deren dokumentierte Unterauftragsverarbeiter in Betracht. Bei E-Mail-Kommunikation verarbeiten zusätzlich Cloudflare Email Routing, Google, Proton und die Anbieter der beteiligten E-Mail-Postfächer die notwendigen Nachrichten- und Zustelldaten. Individuell ausgewählte Identitäts- oder Bonitätsanbieter erhalten Daten nur im Rahmen eines gesondert eingeleiteten Vorgangs. Eine Offenlegung an Behörden, Gerichte oder Rechtsberatung erfolgt nur, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. 11. Speicherdauer und manuelle Löschprüfung Bewerbungsakten, nicht abgesendete Entwürfe, Teilnehmerkonten, Unterlagen, interne Bearbeitungsnotizen und der zugehörige Mailverkehr werden für die Bearbeitung des konkreten Vorgangs und gegebenenfalls für einen erforderlichen dokumentierten Abgleich aufbewahrt. Die Verwaltung prüft regelmäßig, ob Zweck und Rechtsgrundlage fortbestehen. Nach Abschluss, Absage, Rückzug oder Ende eines Abgleichs entscheidet der Inhaber über die erforderliche Löschung. Der Ablauf einer Frist oder ein Statuswechsel allein löscht diese Daten nicht automatisch. Auch bei bestätigter Identitätsprüfung werden Ausweiskopien zur manuellen Prüfung ihrer weiteren Erforderlichkeit vorgelegt. Sie werden nach bewusster Freigabe gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Eine weitere Aufbewahrung erfordert einen konkreten dokumentierten Zweck oder eine rechtliche Pflicht. Dass die Freigabe manuell erfolgt, begründet keine unbegrenzte Aufbewahrung. Berechtigte Lösch- und Einschränkungsanträge werden unabhängig von diesem Arbeitsablauf bearbeitet. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die notwendige Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können eine begründete weitere Speicherung erfordern. Zweck und Überprüfungstermin werden dokumentiert. Sobald Zweck und Rechtsgrundlage entfallen, werden die betroffenen Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung vorübergehend nicht möglich ist, in der Verarbeitung beschränkt. Technische Sicherheits- und Betriebsdaten werden getrennt automatisch bereinigt: abgelaufene Zugangscodes und Sitzungen entsprechend ihrer Laufzeit; Rate-Limit-Daten nach 24 Stunden; einzelne Statistikereignisse und inaktive Kontoaktivitätseinträge nach 30 Tagen; abgeschlossene Versandmetadaten nach 90 Tagen und Zugriffs-/Aktionsprotokolle grundsätzlich nach 180 Tagen. Zusammengefasste Wohnungsstatistik folgt der gesondert beschriebenen Frist. Inhalte erledigter technischer Mailwarteschlangen werden grundsätzlich nach sieben Tagen entfernt; die bewerbungsbezogene Kommunikationsakte bleibt davon getrennt und folgt der manuellen Löschprüfung. Bereits freigegebene Löschungen und die Bereinigung nachweislich ungenutzter temporärer Dateien werden weiterhin technisch ausgeführt. Ein pseudonymes Löschjournal ohne Dokument- und Mailinhalte wird für den Abgleich mit älteren Sicherungsständen geführt. Bereits ausgeführte Löschungen werden bei einer Wiederherstellung erneut berücksichtigt. Die Sicherungshistorie beträgt derzeit grundsätzlich 30 Tage. 12. Ihre Rechte Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, haben Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Bitte richten Sie Ihr Anliegen an [email protected]. Sie haben außerdem das Recht, sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere zuständig: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Postleitzahl: 70191 E-Mail: [email protected] https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde/ 13. Änderung dieser Datenschutzerklärung Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Portal, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Bei der verbindlichen Abgabe einer regulären Bewerbung wird die jeweils aktuelle Fassung angezeigt und ihre Versionsnummer zum Vorgang gespeichert. Ergänzung: Gemeinsame Bewerbungen und Portalnachrichten Weitere erwachsene Vertragspartner nehmen eine persönlich an ihre bestätigte E-Mail-Adresse gebundene Einladung an. Jede Person erfasst und bestätigt ihre eigenen Angaben und Unterlagen. Der Hauptkontakt sieht den Bearbeitungsfortschritt und fehlende Dokumentarten, jedoch keine privaten Ausweiskopien, Einkommensnachweise oder individuell adressierten Nachrichten anderer Personen. Eine gemeinsame Anschrift wird nur nach ausdrücklicher Freigabe übernommen. Für weitere Bewohner werden zunächst nur die Anzahl Erwachsener und Kinder erfasst. Daten ausgeschiedener Mitbewerber unterliegen der manuellen Löschprüfung nach Abschnitt 11. Individuelle E-Mails, Besichtigungseinladungen und ausdrücklich eingerichtete Terminerinnerungen werden über denselben Versanddienst verarbeitet. Bei mehreren ausgewählten Empfängern erfolgt ein getrennter Versand. Die bewerbungsbezogene Kommunikationsakte mit Inhalt, Empfänger, Autor und Versandstatus wird zusammen mit der Bewerbung aufbewahrt und nach deren Abschluss beziehungsweise Löschung nach den oben beschriebenen Regeln bereinigt. Die kürzere Frist der technischen Versandwarteschlange ersetzt diese Kommunikationsakte nicht. Die Anmeldung bei einem Telegram-Konto ist für Bewerber nicht erforderlich. Die Dokumentvorschau erfolgt auf derselben Portalseite mit einem lokal bereitgestellten PDF- und Bildbetrachter. Es werden keine Dokumente an einen externen Vorschauanbieter übermittelt. Zoom und Drehung verändern ausschließlich die Ansicht. Jede Person kann nur ihre eigenen freigegebenen Unterlagen abrufen. Ergänzung: Zusammengefasste Wohnungsstatistik Zusätzlich zu den zeitlich begrenzten einzelnen Statistikereignissen speichern wir je Wohnung und Kalendertag zusammengefasste Anzahlen von Aufrufen, begonnenen beziehungsweise eingereichten Bewerbungen, Besichtigungen, Zusagen und abgeschlossenen Vorgängen für höchstens zwölf Kalendermonate. Diese Summen enthalten keine Konto-, Besucher- oder Bewerbungskennungen. Eine gemeinsame Bewerbung wird pro tatsächlich erreichtem Schritt einmal gezählt. Nicht erreichte Zwischenschritte werden nicht ergänzt. Optionaler Verwaltungs-Bot Das Portal kann nach gesonderter Einrichtung einen Telegram-Bot für Verwaltungsbenachrichtigungen nutzen. Übertragen werden dann Ereignisart, Zeitpunkt, technische Vorgangs- und Nachrichtenreferenzen, gegebenenfalls eine teilweise ausgeblendete Empfängeradresse und ein Link zum weiterhin zugangsgeschützten Adminbereich. Zugangscodes, Passwörter, Dokumente, vollständige Mailtexte und frei eingegebene Betreffzeilen werden nicht an den Bot übermittelt. Telegram verarbeitet die übermittelten Benachrichtigungen in seinem Dienst; Cloud-Chats sind keine Ende-zu-Ende-verschlüsselten geheimen Chats. Anbieterinformationen: https://telegram.org/privacy/eu . Der Bot ist zunächst deaktiviert. Vor seiner Aktivierung sind Empfänger, Speicherdauer im Zielchat und die erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen durch die Verwaltung festzulegen. Abgeschlossene technische Telegram-Versandmetadaten im Portal werden nach 90 Tagen entfernt; ungeklärte Sendungen bleiben bis zur Prüfung gesperrt. Ergänzung: Teamverwaltung und KI-Schreibhilfe Autorisierte Mitarbeiter unterstützen die Verwaltung bei Wohnungen, Bewerbungen, Dokumentenprüfung und Kommunikation. Sie verwenden persönliche Zugänge mit Passwort und Zweitfaktor. Rollen begrenzen die Berechtigungen; Konten, Dienstschlüssel und endgültige Löschfreigaben verwaltet der Inhaber. Interne Personen- und Teamnotizen bleiben für das berechtigte Verwaltungsteam sichtbar. Bearbeitungen, Verfasser, Versandhandlungen und Lesestände interner Beiträge werden zur Zusammenarbeit nachvollziehbar dokumentiert. Bewerber erhalten dadurch keinen Zugriff auf fremde Gespräche oder interne Notizen. Die Verwaltung kann empfangene E-Mails manuell in die zugehörige Bewerbungsakte übernehmen. Übernommen werden Absender, Empfänger, Betreff, Text, gegebenenfalls Empfangsdatum und Originalkennung sowie die Zuordnung zum Gespräch. Die manuelle Übernahme und ihr Zeitpunkt werden gekennzeichnet. Es erfolgt hierdurch kein automatischer Postfachabruf. Die Kommunikation wird für die Bearbeitung und Dokumentation des jeweiligen Mietgesuchs gespeichert und unterliegt der manuellen Löschprüfung aus Abschnitt 11. Optional kann die Verwaltung eine KI-Schreibhilfe von OpenAI konfigurieren. Ohne freigeschaltete Konfiguration werden keine Inhalte an OpenAI übertragen. Bei ausdrücklicher Nutzung werden ausschließlich der angezeigte Entwurf, die Schreibvorgaben und die bewusst ausgewählten gespeicherten Mailtexte einschließlich darin enthaltener Kontaktdaten übertragen. Ausweise, Einkommensnachweise, Anhänge und interne Notizen werden nicht automatisch einbezogen. Die Auswahl ist vor der Übertragung prüfbar. Die Funktion dient ausschließlich der Formulierung; Entscheidungen über Bewerbungen, die Prüfung der Texte und der Versand erfolgen durch Menschen. Die Anbindung verwendet die OpenAI-API mit deaktivierter Antwortspeicherung (store:false). Dies schließt anbieterseitige Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle nicht aus; diese können grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. API-Inhalte werden laut Anbieter standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. Eine ausschließliche Verarbeitung in der EU wird durch diese Standardanbindung nicht zugesagt. Die Verwaltung muss vor Aktivierung mit personenbezogenen Inhalten die erforderliche Vertrags- und Datenschutzkonfiguration für ihr tatsächliches OpenAI-Projekt prüfen. Informationen des Anbieters: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data und https://openai.com/policies/privacy-policy/ . Das Portal protokolliert technische KI-Anfragen, bearbeitende Person, Modell und Verbrauch zur Kostenbegrenzung. Mailtexte und KI-Ausgaben werden nicht in diese Verbrauchsprotokolle geschrieben. Bei Löschung einer Bewerbungsakte wird deren Zuordnung aus den Verbrauchsprotokollen entfernt; die technischen Verbrauchszahlen bleiben für die monatliche Begrenzung erhalten. Ergänzung: Kontoauszüge der letzten vier Wochen Kontoauszüge der letzten vier Wochen können von Bewerbern und mitbewerbenden Personen im jeweils eigenen Bewerberbereich freiwillig ergänzt oder nach individueller Anforderung eingereicht werden. Zeitraum und eine gegebenenfalls verpflichtende Anforderung sind dort sichtbar; weitere Einzelheiten stehen in Abschnitt 6. Die Unterlagen dienen, soweit im jeweiligen Verfahrensschritt erforderlich, als ergänzender Nachweis für die Bearbeitung des Mietgesuchs. Bitte reichen Sie nur hierfür benötigte Angaben ein und schwärzen Sie nicht erforderliche Buchungsdetails, Verwendungszwecke sowie Angaben über Dritte. Für Kontoauszüge gelten dieselben Schutzmaßnahmen wie für andere Bewerbungsunterlagen: verschlüsselte Speicherung, Dateiprüfung vor der Freigabe und Zugriff ausschließlich nach Anmeldung und Berechtigungsprüfung. Andere Mitbewerber erhalten keinen Zugriff auf die persönlichen Dokumente. Die berechtigte Verwaltung kann die Unterlagen der jeweiligen Person zugeordnet prüfen. Kontoauszüge werden weder als automatische E-Mail-Anhänge versandt noch automatisch in die KI-Schreibhilfe einbezogen. Die manuelle Löschprüfung und Aufbewahrungsregeln der Bewerbungsakte gelten auch für diese Unterlagen. Ergänzung: Wichtige Hinweise per SMS Für wichtige Hinweise im laufenden Bewerbungsverfahren kann die Verwaltung die hinterlegte Mobilfunknummer nutzen: bei ausdrücklich angeforderten Unterlagen und bei einzelnen, von der Verwaltung als wichtig gekennzeichneten E-Mails. Der Versand erfolgt über seven.io. Dazu werden die Mobilfunknummer, ein kurzer allgemeiner Hinweistext und die notwendigen technischen Versanddaten an den SMS-Dienstleister und die beteiligten Mobilfunkanbieter übermittelt. Ausweiskopien, Kontoauszüge, andere Dokumente sowie der vollständige Inhalt einer E-Mail werden nicht per SMS übertragen. Die Bewerbung und ihre Unterlagen bleiben im geschützten Portal. Das Portal speichert den Versandauftrag verschlüsselt und protokolliert Anlass, Zeitpunkt und Ergebnis. Diese Daten werden bei der Löschung der zugehörigen Bewerbung beziehungsweise Teilnehmerdaten ebenfalls bereinigt. SMS vom Absender ImmoKrabbe sind reine Benachrichtigungen; Rückfragen sind per E-Mail oder im geschützten Bewerberbereich möglich. Weitere Informationen des Versanddienstleisters: https://www.seven.io/de/unternehmen/datenschutz/ . Ergänzung: Geführter Ablauf und persönlicher Kontakt Die Einführung erklärt die Schritte, die Pflichtunterlagen und die möglichen Ergänzungen. Der aktuelle Schritt kann serverseitig zur Fortsetzung der Anfrage gespeichert werden. Persönliche Kontaktwünsche, Rückfragen, Termine und die tatsächlichen Prüfstände werden je Person dargestellt. Bereits eingereichte Daten werden durch den neuen Ablauf nicht gelöscht oder als erneut bestätigt behandelt. Empfangene E-Mails können zusätzlich als EML-Datei manuell übernommen werden. Dabei werden Absender, Empfänger, Betreff, Text, Empfangsdatum und Originalkennung verarbeitet; Anhänge werden nicht übernommen. Die Verwaltung prüft die Zuordnung zur richtigen Person vor dem Speichern. Dies ist kein automatischer Abruf des E-Mail-Postfachs. Interne Telefonnotizen werden nicht in den Kontext der KI-Schreibhilfe aufgenommen. Für die gesamte Kommunikationsakte und die neuen Prüfdaten gilt die manuelle Löschprüfung aus Abschnitt 11. Ergänzung: Direkte Unterlagen und internes Bewerbungsarchiv Bereits abgesendete Bewerbungen und vorhandene Unterlagen bleiben erhalten. Die Einführung der Pflichtunterlagen vor der ersten Abgabe setzt bereits erteilte Freigaben nicht automatisch zurück. Die Verwaltung kann Unterlagen erneut anfordern; frühere Dateiversionen bleiben dabei nachvollziehbar. Das interne Bewerbungsarchiv dient zur Organisation der Arbeitslisten. Beim Archivieren werden die Bewerbung, die zugehörigen Personen, Unterlagen, Nachrichten und Notizen nicht gelöscht. Archivierte Vorgänge sind weiterhin für berechtigte Mitarbeiter zugänglich und können wieder in die aktive Übersicht aufgenommen werden. Archivierung und Wiederherstellung werden intern protokolliert; sie versenden keine automatische Absage und ändern nicht den Zugang der jeweiligen Bewerber. Eine Archivierung verlängert keine Aufbewahrungsfrist. Die bestehende manuelle Prüfung der Erforderlichkeit und Löschung gilt auch für archivierte Vorgänge.